Hoe een digitale werkomgeving organisaties helpt tijd te besparen

Dat we inmiddels in het digitale tijdperk zijn belandt zal niemand zijn ontgaan. Zelfs de verlichting in de woonkamer kunnen we met een app regelen. Maar waar staan we anno 2019/2020 als het gaat om het automatiseren van bedrijfsprocessen? Ik bedoel niet de productielijnen die al volop geautomatiseerd zijn of de boekhoudkundige processen die één van de eerste processen waren die gedigitaliseerd werden. Dat zit wel goed. Waar ik op doel zijn de communicatieprocessen in organisaties. Oh! Je bedoeld het Intranet. Dat bedoel ik inderdaad maar dan wel toegepast in de 21de eeuw. Wat we namelijk in de jaren 90 van de vorige eeuw nog “Intranet’ hebben genoemd is vandaag de dag uitgegroeid tot een volwaardige digitale sociale werkomgeving voor organisaties. Een werkomgeving die communicatieprocessen ondersteund. Het maakt belangrijke bedrijfsinformatie voor iedereen toegankelijk. Maar een  sociale werkomgeving kan meer. Veel meer. Het is van ‘nice-to-have’ naar ‘must-have’ gegroeid.

De digitale sociale werkomgeving

In een digitale werkomgeving wordt alle publiekelijk relevante bedrijfsinformatie gedeeld zoals de agenda van de bedrijfsarts of die van de Ondernemingsraad, nieuws van directie en andere afdelingen, algemene informatie zoals nieuwe collega’s, verjaardagen en jubileums. En natuurlijk de open dagen van het bedrijf of informatie over het aanstaande bedrijfsfeest. Het zijn maar enkele voorbeelden.

Een andere zinvolle toepassing is de inwerkperiode van nieuwe medewerkers. Veel bedrijven hanteren een vaste werkwijze bij de introductie van nieuwe medewerkers. Deze moeten in een korte tijd het bedrijf, de bedrijfscultuur en vele interne informatie ontdekken. Ook voor deze ‘onboarding’ fase is een digitale werkomgeving de ideale oplossing. Medewerkers kunnen punten verzamelen voor elk stuk informatie dat ze vergaren. Deze gamificatie van een inwerkperiode zorgt ervoor dat de medewerker op een speelse manier het bedrijf leert kennen en dus van begin af aan op een positieve manier gemotiveerd en betrokken raakt.

Daarnaast structureert een goed ingerichte digitale werkomgeving de project-georiënteerde informatiestromen. Projectteams werken als groep in een digitale omgeving waarin alle informatie over dit project wordt opgeslagen, en waarin ze met elkaar kunnen vergaderen. Ze kunnen zien wie er ‘aanwezig’ is in die groep en met elkaar vergaderen, zonder dat de een op de ander moet wachten. Efficiënt, niet?

De digitale werkplek  als intern communicatiemiddel

Bij de inzet van alle interne communicatiemiddelen is het belangrijk dat elke medewerker ook daadwerkelijk de informatie ontvangt die hij/zij nodig heeft, en dat deze informatie ook eenvoudig terug te vinden is. Dan is het handig als de werkomgeving het delen van informatie via diverse kanalen ondersteunt. Hoe meer kanalen het systeem ondersteunt, hoe beter het werkt.

Om het bereik van een bericht te vergroten is het gebruikmaken van een bedrijfsinterne mobiele applicatie bijvoorbeeld een zinvolle uitbreiding. Door het bericht als push-notificatie beschikbaar te stellen, landt de informatie direct bij de medewerker.

In het geval dat de medewerker geen bedrijfsapplicatie op zijn of haar eigen smartphone wil plaatsen, is het plaatsen van TV-schermen een handige uitbreiding. Via deze geheel in de tijdsgeest passende aanvulling kan hetzelfde bericht (en meer) op verschillende schermen worden gedeeld, naast de mogelijkheid om ook openbare informatie (bedrijfsnieuws, landelijk nieuws, weer, verkeer, enz.) aan te bieden. Op die manier kun je een eigen TV-kanaal opzetten en onderhouden via de intranet-omgeving. En natuurlijk is er ook nog de bekende en bijna klassieke nieuwsbrief die elke medewerker kan ontvangen. Wederom met dezelfde informatie.

Bij de keuze voor de juiste digitale werkomgeving is het daarom belangrijk een oplossing te kiezen die alle communicatiekanalen ondersteunt. Je hebt dan de mogelijkheid een bericht eenmalig in te voeren en vervolgens eenvoudig via één systeem te verspreiden.

De connected apps van Comvay

Valt er ook in jouw organisatie nog winst te behalen met het verbeteren van communicatieprocessen? Ben je benieuwd naar onze oplossingen voor een sociale digitale werkomgeving? Wil je meer weten over onze visie op interen communicatie? Vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan!