Het nieuwe werken: ook voor het MKB?

Het nieuwe werken staat de laatste maanden enorm in de belangstelling. In essentie is het nieuwe werken de mogelijkheid om te werken waar, wanneer en hoe je wilt. Het belangrijkste is de kwaliteit van het werk en dat er resultaat wordt behaald. De klassieke gekaderde kantoortijden vervagen maar het succes van het nieuwe werken is van meerdere aspecten afhankelijk, waaronder een goede, stabiele en bovendien betrouwbare digitale werkomgeving die het effectief communiceren tussen mensen mogelijk maakt. De intranet en extranet-oplossingen die dit mogelijk maken, gaan vaak gepaard met grote investering en daarom horen we vaak dat het nieuwe werken niet toegankelijk (genoeg) is voor het MKB, maar is dat wel zo?

Het nieuwe werken vs. het oude werken

Een opmerking die we vaak te horen krijgen is  “Wat moet ik met zo’n intranet? Dat heb ik als MKB-bedrijf niet nodig. We zijn maar een klein team”. Of: “We hebben toch e-mail!?

Dat zou kunnen, maar vaak is de situatie toch niet zo zwart-wit. Het nieuwe werken en dus het effectief communiceren, heeft namelijk weinig met het aantal medewerkers te maken. Tot een zekere hoogte kun je met e-mail, Whatsapp, telefoontjes en plakbriefjes prima uit de voeten, maar een overvolle mailbox zal het nieuwe werken eerder lastiger maken dan makkelijker. We leven in een tijd dat elk bedrijf moet kunnen inspelen op de snelheid waarmee informatieoverdracht plaatsvindt. Dit bereik je alleen door zo efficiënt mogelijk te werken. Een klein voorbeeld:

Installatiebedrijf Gloeilamp BV wordt gebeld en de receptioniste, Evelien, neemt het gesprek aan. Meneer Janssen, een belangrijke klant, wil graag projectmanager Jan spreken. Evelien probeert Jan een aantal keren te bereiken maar helaas zonder succes. Evelien vertelt meneer Janssen dat Jan niet bereikbaar is en zal een terugbelverzoek bij hem neerleggen.

Evelien schrijft de naam van meneer Janssen en zijn telefoonnummer op een briefje en legt deze op het bureau van Jan. Wanneer Jan vervolgens bij zijn bureau aankomt, ziet hij het briefje liggen en belt meneer Janssen direct terug.

Dit is een klassieke MKB-werkwijze. Niets mis mee natuurlijk, maar er zitten hier een aantal valkuilen in. Het duurt bijvoorbeeld vrij lang voordat Jan het bericht heeft gelezen. Evelien is veel tijd kwijt om het bericht aan de projectmanager door te geven en de klant, als belangrijkste schakel, moet lang wachten totdat de projectmanager reageert.

Maak het nieuwe werken toegankelijk

Er zijn voldoende oplossingen die het effectief communiceren (en daarmee het nieuwe werken) een heel stuk makkelijker maken. Ook voor het MKB. Oplossingen die handelingen vereenvoudigen, informatie structureren zodat deze sneller vindbaar is en processen centraliseren zodat je efficiënter en sneller te werk kunt gaan.  Een van die oplossingen zijn de ‘connected apps’ van Comvay. Connected apps zijn modules die elk een specifieke communicatietaak ondersteunen.

Als de digitale infrastructuur van Gloeilamp BV op de juiste manier is ingericht, kan Evelien direct zien of Jan bijvoorbeeld in een vergadering zit en kan ze hem een eenvoudig berichtje sturen. En deze informatie is natuurlijk niet alleen toegankelijk voor Evelien maar voor ieder teamlid, of ze nu gewoon op kantoor zitten of 100 kilometer verderop. En wat nog beter zou zijn is als meneer Janssen direct aan Jan een bericht kan sturen. De ervaring leert ons dat men nieuwe digitale mogelijkheden snel omarmt omdat men dagelijks ervaart hoe techniek communiceren makkelijker maakt.

De ideale digitale werkplek

Met een goed ingerichte digitale werkplek wordt het nieuwe werken voor iedereen toegankelijk, ook voor het MKB. Doordat mensen effectief communiceren zal de kwaliteit van het resultaat worden vergroot omdat men sneller kan communiceren en gegevensoverdracht sneller plaatsvindt, bijvoorbeeld via een app. Beslissingen kunnen sneller worden genomen waardoor de persoonlijke effectiviteit wordt vergroot.

De sleutel tot het succes van het nieuwe werken is de keuze voor het juiste systeem. Een systeem dat past bij de behoefte van de organisatie. Liefst één centraal systeem dat alle behoeftes schaalbaar kan invullen.

Ben je benieuwd naar onze oplossingen die het nieuwe werken mogelijk maken? Vraag dan een GRATIS demo aan. Wil je meer weten over onze visie op de ideale digitale werkplek? Neem gerust contact met ons op.