Zo bespaar je kosten met effectieve communicatie op de werkvloer

We worden er allemaal gek van. Al die berichtjes de hele dag door. Je weet niet meer wat nu belangrijk is en wat niet. Op de werkvloer kan dat grote gevolgen hebben. Met  ‘connected apps’ kunnen collega’s samenwerken, overleggen en bestanden uitwisselen, allemaal in één omgeving. Zo kan de optimalisatie van bedrijfsprocessen kosten besparen.

Stimuleer effectief communiceren op de werkvloer

Het doorlopend verbeteren van je producten en diensten geeft je organisatie bestaansrecht. Effectief communiceren om zo sneller betere besluiten te nemen, is hier een belangrijk onderdeel van. Als een bedrijf dan nog werkt met verouderde communicatiesystemen en conservatieve manieren van communiceren, kan dit omzet kosten. Bedrijven moeten flexibel kunnen inspelen op communicatietrends om effectief communiceren op de werkvloer te blijven stimuleren.

Veel organisaties zetten bijvoorbeeld WhatsApp in als intern communicatiemiddel, soms zelfs als extern communicatiemiddel. En ook met de komst van het nieuwe werken waar (de kwaliteit van) de output voorop staat, is effectief communiceren een must. De werkvloer waarop mensen met elkaar communiceren is namelijk steeds vaker digitaal.

Hoe een machinefabriek kosten bespaart met Intranet

Een producent van machines werkt in zijn Intranet omgeving met digitale groepen voor elk project. Door deze structuur is niet alleen alle projectinformatie snel en overzichtelijk beschikbaar. De groepsleden kunnen ook met elkaar chatten en vragen stellen. Anders dan bijvoorbeeld Whatsapp wordt kennis en informatie met een zakelijk gerichte oplossing gestructureerder opgeslagen en is er meer controle over de kennis en informatie die met elkaar gedeeld wordt. Gelijktijdig zorgde deze aanpak voor een versnelling van bedrijfsprocessen. Het leverde het bedrijf op diverse niveaus kostenbesparingen op.

Dit voordeel heeft het bedrijf inmiddels verder uitgebreid door ook intern een groep voor alle medewerkers in te richten. Op deze manier kunnen de laatste wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden, informatie van de directie of de ondernemingsraad of de inschrijving van het jaarlijkse kerstfeest of barbeque direct aan alle medewerkers beschikbaar worden gesteld.

Doordat het systeem online beschikbaar is kan het via PC of mobiel benaderd worden. Dus ook buitendienst medewerkers en monteurs kunnen makkelijk de informatie raadplegen.

Installatiebedrijf verbetert service met klanten portaal

Een ander voorbeeld voor kostenbesparing is de customer support bij een installatiebedrijf. Het bedrijf heeft een klanten portaal op laten zetten. Vervolgens is er voor elke klant een eigen digitale omgeving ingericht. Aan elke klant omgeving zijn bepaalde binnendienst medewerkers en monteurs gekoppeld.

De klant kan direct contact op nemen; chattend zijn probleem of verzoek melden of foto’s en videos maken van een probleem op locatie. Doordat de medewerkers die kunnen helpen al gekoppeld zijn, belandt de klanten vraag direct bij de juiste personen die dan samen met de klant het probleem oplossen.

Anders dan bijvoorbeeld communicatie via e-mail, blijft alle informatie binnen de klantenomgeving beschikbaar. Door de gestructureerde opslag is de informatie, indien het probleem zich opnieuw voordoet, snel voor ieder lid van de klantenomgeving beschikbaar. Door de snelheid en de effectieve aanpak ontstaan er vanzelfsprekend kostenbesparingen.

Ook de afdeling verkoop is aan de klantenomgeving gekoppeld. Zo blijft deze op de hoogte van de ontwikkelingen bij de klant en kan er wellicht ook commercieel een voordeel behalen.

Connected apps als oplossing

Organisaties moeten zichzelf blijven uitdagen om nieuwe, innovatieve communicatiemiddelen te gebruiken die het effectief communiceren op de werkvloer ondersteunen. En wij dagen deze bedrijven uit om verder te kijken dan de traditionele communicatiemiddelen als de telefoon en e-mail.

De oplossingen van Comvay met haar ‘connected apps‘ spelen hierop in en maken effectief communiceren op de werkvloer toegankelijk en bovendien gemakkelijk. Met behulp van verschillende modules, zogenoemde ‘connected apps’ kunnen collega’s samenwerken, overleggen en bestanden uitwisselen, allemaal in één omgeving die te benaderen is via een desktop, laptop én via een handige app. Hierdoor wordt het effectief communiceren op de werkvloer een stuk eenvoudiger.

Ook kosten besparen door effectieve communicatie op de werkvloer?

Effectief communiceren op de werkvloer draait dus om meer dan het structureren van communicatielijnen. Mensen moeten de interne communicatiemiddelen hebben óm effectief te kunnen communiceren.

Speelt dit thema ook in jouw organisatie? Ben je nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden om kosten te besparen door effectieve communicatie? Wil je meer weten over onze visie daarop? Vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan!

Wil je een vrijblijvend adviesgesprek aanvragen? Laat dan hieronder je e-mailadres achter.